Förbereda för upphandlingen

När en upphandlande myndighet förbereder för en upphandling kan den välja att göra det i olika stor utsträckning och genom olika insatser. Det är möjligt att endast föra en intern dialog om behovet eller att externt diskutera det tillsammans med potentiella leverantörer. För att uppnå bästa möjliga resultat vid en offentlig upphandling är förberedelserna, oavsett vilka dessa är, inför upphandlingen viktiga.

upphandling_Forbereda_for_upphandlingen_16x9.jpg

Identifiera behovet


Som upphandlande myndighet måste man först identifiera behovet i verksamheten. Vid behovsanalysen bör hela myndighetens behov identifieras i syfte att undvika att olika delar av myndigheten tillämpar olika avtal. En sådan ordning effektiviserar myndighetens inköpsarbete och är kostnadsbesparande.

Extern dialog


Det är möjligt att inom ramen för förberedelsen föra en dialog med potentiella leverantörer för att få en ökad kännedom om marknaden. Dialogen kan ske på flera olika sätt men oavsett hur dialogen förs är det viktigt att syftet med dialogen kommuniceras på ett tydligt sätt. Om den upphandlande myndigheten tydligt definierar syftet ökar möjligheterna att få ett stort deltagande och engagemang från leverantörerna.

Resurser


Efter att behovet har identifierats och den upphandlande myndigheten har genomfört en noggrann behovsanalys är det möjligt att bedöma vilken arbetsinsats som kommer krävas för att behovet ska kunna tillgodoses. Den upphandlande myndigheten bör överväga om tillräckliga resurser finns internt eller om det finns ett behov av extern upphandlingskompetens.

Upprätta en tidsplan


Tidpunkten för när det identifierade behovet senast behöver tillgodoses kan vara avgörande för hur behovet ska hanteras. Om behovet ska upphandlas kan tiden inom vilken behovet behöver tillgodoses vara väsentlig för vilket upphandlingsförfarande som är lämpligt att använda. Inom ramen för tidsplanen bör den upphandlande myndigheten beakta såväl interna faktorer så som resurser, som externa faktorer som kan fördröja upphandlingen, till exempel risken för överprövning av upphandlingen.

Bestäm hur behovet ska hanteras


Baserat på vad som framkommit vid identifieringen av behovet ska den upphandlande myndigheten bestämma hur behovet ska hanteras. Den upphandlande myndigheten bör först kontrollera om det finns ett ramavtal som täcker behovet, om så är fallet behöver ingen ny upphandling genomföras. Verksamheten kan då avropa direkt från det gällande ramavtalet.

Beräkna värdet av upphandlingen


Det är viktigt att den upphandlande myndigheten beräknar värdet av upphandlingen tidigt i förberedelsefasen eftersom värdet avgör vilka upphandlingsregler som tillämpas och vilka förfaranden den upphandlande myndigheten kan välja mellan.

Välj upphandlingsförfarande


Den upphandlande myndigheten bör välja upphandlingsförfarande baserat på vad som framkommit vid identifieringen av behovet. Om myndigheten har gjort en grundlig undersökning av behovet kan den dra stora fördelar av detta vid valet av upphandlingsförfarande.

Viktigt att tänka på som leverantör


Om man som leverantör får möjlighet att medverka vid förberedelsen bör man betrakta det som någonting positivt och, om möjligt, medverka. Genom att vara aktiv och medverka vid dialogen har leverantören möjlighet att påverka den kommande upphandlingens utformning.

Det här är ett utdrag ur den första delen i JP Upphandlingsnets analysserie om den offentliga upphandlingens olika steg. Vill du ta del av hela analysserien, som är skriven av Anna Ulfsdotter Forssell och Elin Nilsson? Läs då mer om JP Upphandlingsnet och skaffa ett kostnadsfritt testkonto här >  

Publicerad 8 maj 2020

Anmäl dig till vårt nyhetsbrev inom konkurrensrätt och upphandlingsrätt:

Se vår integritetspolicy

Upptäck mer

Kurser

Tjänster

  • JP Upphandlingsnet

    Tjänsten med all relevant information gällande upphandling samlat på ett och samma ställe.
  • JP RättsfallsnetUpphandling

    Rättsfallstjänsten innehåller alla domar som har avgjorts med stöd av upphandlingslagstiftning från samtliga instanser.
  • Rådgivning inom upphandling

    Vi hjälper dig i upphandlingsprocessens samtliga moment. Upprättar rättsutredningar, granskar anbud och mycket mer. Kontakta våra jurister redan idag!

Nyheter

Med anledning av Rysslands krig mot Ukraina har EU beslutat om ett femte sanktionspaket. Sanktionerna påverkar offentlig upphandling.

9 maj 2022

Enligt upphandlingsdokumenten i en ramavtalsupphandling av bussresor fick en leverantör vid tilldelning av ramavtal tillgodogöra sig ett mervärde på 40 procent av anbudssumman om framkörningssträckan från leverantörens bussterminal till Alingsås var fyra mil eller kortare.

5 maj 2022

Ett beslut att inte ta med en leverantör i ett dynamiskt inköpssystem kan bli föremål för överprövning (prop. 2015/16:195, del 1, s. 568). En förutsättning för att överprövning ska ske är enligt 20 kap. 4 § LOU att leverantören anser sig ha lidit eller kan komma att lida skada.

5 maj 2022