Jäv och intressekonflikter i upphandlingar – checklista

upphandling-Jav-och-intressekonflikter-i-upphandlingar-4.jpg

Vad bör upphandlande myndigheter tänka på i samband med en upphandling? Den här checklistan kan fungera som ett verktyg för att minska risken för jäv eller intressekonflikter.

  1. Att tänka på innan upphandlingen startar
  • Planera upphandlingen
    Gör en noggrann planering av upphandlingen och säkerställ att det finns tillräckliga resurser för att genomföra upphandlingen och att tidsplanen är realistisk. Bristande kompetens och tidsbrist kan leda till att myndigheten inte fångar upp och hanterar frågor om jäv och intressekonflikter på ett riktigt sätt.
  • Gör en noggrann behovsanalys
    Myndigheten ska fastställa sitt behov så neutralt och objektivt som möjligt. Undvik, i den mån det är möjligt, referenser till en specifik leverantörs produkter. Säkerställ att eventuella kontakter med leverantörer, exempelvis för att föra dialog, inte strider mot upphandlingsprinciperna.
  • Använd jävsdeklarationer
    De som ska delta upphandlingen bör åläggas att skriftligen uppge eventuella jävs- och intressekonflikter. Oavsett om personerna är anställda eller inte bör de fylla i en jävsdeklaration.
  1. Att tänka på när upphandlingen pågår
  • Upphandlingsdokumenten
    Upphandlingsdokumenten ska utformas så neutralt och transparent som möjligt. Utgå från proportionalitetsprincipen i kravställningen och använd inte mer specifika krav än nödvändigt. Kraven ska dock vara så tydliga att de inte ger utrymme för godtyckliga bedömningar. Använd digitala handläggningssystem eftersom det ökar transparensen i handläggningen av upphandlingen. Krav på att använda e-avrop ökar också transparensen under leveransen samt minskar risken för subjektiva val.
  • Dokumentera upphandlingen
    Det är viktigt att dokumentera alla moment i handläggningen som har betydelse för resultatet av upphandlingen. Vid förhandling ska protokoll upprättas och det kan vara lämpligt att låta minst två personer delta i förhandlingen för myndighetens räkning.
  • Avidentifiera anbud 
    Om möjligt, avidentifiera anbud och eventuella anbudsprover innan utvärderingen.
  • Följ upphandlingsdokumenten
    Säkerställ att kvalificeringen av leverantörerna och utvärderingen av anbuden stämmer överens med upphandlingsdokumenten. En leverantör som tilldelas ett kontrakt måste exempelvis uppfylla samtliga obligatoriska krav. 
  • Kontakter med anbudsgivare
    Undvik att ha kontakt med potentiella anbudsgivare under upphandling annat än genom det digitala handläggningssystemet (eller motsvarande system). Det gäller alla som har insyn i upphandlingen även om de inte deltar direkt i handläggningen. 
  • Misstankar om onormalt låga anbud
    Onormalt låga anbud kan tyda på att en leverantör har mer information om upphandlingen än övriga leverantörer. Be leverantören att förklara det låga priset innan beslut om tilldelning fattas.
  1. Att tänka på när kontraktet löper
  • Informera om och diskutera jäv och intressekonflikter
    Informera beställare och andra berörda om reglerna om jäv och intressekonflikter. För också en kontinuerlig dialog om hur dessa frågor ska hanteras.
  • Använd e-handelsstöd vid avrop
    Använd e-avrop för att minska risken för subjektiva val och öka transparensen vid avrop. 
  • Gör en noggrann kontraktsuppföljning
    Följ upp krav och villkor i kontraktet och säkerställ att parterna följer kontraktet.
  1. Att tänka på när kontraktet är avslutat
  • Gör en noggrann uppföljning av upphandlingen och leveransen
    Följ upp och utvärdera upphandlingsprocessen och leveransen. Ta ställning till om upphandlingen gav förväntat resultat och om rätt krav ställdes i upphandlingen. Bedöm och analysera myndighetens köpmönster.

Det här är ett utdrag ur JP Upphandlingsnets analys som är skriven av Eva Lindahl Toftegaard, universitetsadjunkt vid Mittuniversitetet. För att få tillgång till hela analysen kan du skaffa ett kostnadsfritt testkonto >

Ny praxis och lagändringar kan ha tillkommit sedan analysen skrevs. De senaste uppdateringarna och hur dessa påverkat rättsområdet hittar du alltid i relevant informationstjänst.

Publicerad 24 okt 2022

Eva Lindahl Toftegaard

Universitetsadjunkt vid Mittuniversitetet

Anmäl dig till vårt nyhetsbrev inom konkurrensrätt och upphandlingsrätt:

Se vår integritetspolicy

Upptäck mer

Kurser

Tjänster

  • JP Upphandlingsnet

    Tjänsten med all relevant information gällande upphandling samlat på ett och samma ställe.
  • JP RättsfallsnetUpphandling

    Rättsfallstjänsten innehåller alla domar som har avgjorts med stöd av upphandlingslagstiftning från samtliga instanser.
  • Rådgivning inom upphandling

    Vi hjälper dig i upphandlingsprocessens samtliga moment. Upprättar rättsutredningar, granskar anbud och mycket mer. Kontakta våra jurister redan i dag!

Nyheter

Anna Ulfsdotter och Elin Nilsson på Advokatfirman Ulfsdotter beskriver vad som gäller enligt sanktionsbestämmelserna och vad som är viktigt att tänka på som upphandlande myndighet respektive leverantör.

22 nov 2022

Värdet av de upphandlingspliktiga inköpen uppgick under 2020 till ett värde av 819 miljarder kronor. Det visar aktuella beräkningar från Upphandlingsmyndigheten.

21 nov 2022

Det konstaterar förvaltningsrätten i en ny dom. Läs mer om målet här!

21 nov 2022