Referenser vid offentlig upphandling – vad bör du tänka på?
Att formulera referenskrav och genomföra en lyckad referenstagning är inte alltid så lätt. Här går vi igenom vad du bör tänka på när du formulerar referenskravet.
- Kravet måste ange vilka referensuppdrag som accepteras. Detta blir alltid en avvägning mellan en tydlig definition och en mer öppen sådan. Båda alternativen har fördelar och nackdelar. En tydlig definition begränsar vilka uppdrag som kan anges, och därmed även vilka leverantörer som kan delta (mindre konkurrens). En mer öppen definition, exempelvis ”motsvarande karaktär och storlek” kan istället leda till att referensuppdrag som inte är särskilt relevanta måste accepteras. En lagom tydlig definition är oftast att föredra.
- Referenstagningens genomförande. Ska frågor skickas ut per mejl till referensen eller ska ett formulär bifogas av anbudsgivaren i anbudet? Ett tips är att öppna upp för flexibilitet med möjlighet att både mejla och ringa referensen. Om telefon används – kom ihåg att föra protokoll. För att öka chanserna till att svar inkommer kan det vara en god idé att ange när kontakt kommer att ske med referenspersonen. Det måste även framgå hur referenstagningen ska gå till och vad som måste framgå av referensens svar för att uppfylla kravet eller tilldelas poäng.
- Om inget svar inkommer. Om inget svar inkommer, ska anbudsgivaren förkastas eller ska ett nytt försök göras för att nå referenspersonen? Ett mejl i semestertider får kanske inget svar, då är det bra att kunna ringa referensen och på så sätt ställa sina frågor. Det finns sällan något skäl till att bli onödigt formell. Bygg in flexibilitet i kravet med möjlighet att försöka kontakta referenspersonen flera gånger och på olika sätt, men även anbudsgivaren att referenspersonen inte kan nås. Sätt dock en yttersta gräns för antal försök och inom vilken tid som referenspersonen ska svara.
Det här är en förkortad version av analysen. Om du vill läsa hela Martin Boggs analys hittar du den i JP Upphandlingsnet.
Publicerad 15 jul 2019