Kan en myndighet bestämma i vilket filformat en handling ska lämnas in?
Fråga
Kan socialtjänsten bestämma vilka filformat en inkommen handling måste vara i, utifrån att verksamhetssystemet inte kan läsa alla filformat?
Juristens svar
Enligt 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen (TF) anses en handling inkommen till en myndighet när den når myndigheten eller en behörig befattningshavare. Detta innebär att en handling som skickas till socialtjänsten, oavsett format, i princip ska anses inkommen så snart den når myndigheten. Det är dock viktigt att notera att en handling som kräver teknisk bearbetning för att kunna uppfattas inte anses inkommen förrän den är tekniskt tillgänglig för myndigheten. I rättsfallet HFD 2018 ref. 48 framkommer att de datafiler som inkommit till myndigheten ska kunna göras tillgängliga med befintlig teknik. Om handlingen endast inkommit för lagring eller om det endast är ett led i en teknisk bearbetning så anses inte handlingen ha inkommit till myndigheten inom ramen för offentlighetsprincipen.
Enligt 4 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, och 27 § förvaltningslagen (2017:900), FL, ska en upptagning för automatiserad behandling som används för handläggning av ett ärende tillföras handlingarna i ärendet i läsbar form, om det inte finns särskilda skäl mot det. Detta innebär att socialtjänsten har en skyldighet att säkerställa att inkomna handlingar kan läsas och användas i deras verksamhetssystem. Om en handling inkommer i ett format som inte kan läsas av socialtjänstens system, kan detta utgöra ett särskilt skäl för att inte tillföra handlingen i ärendet i dess ursprungliga form. I sådana fall kan socialtjänsten behöva vidta åtgärder för att omvandla handlingen till ett läsbart format, men det kan också vara rimligt att ställa krav på att handlingar ska inkomma i specifika filformat som är kompatibla med deras system.
Justitieombudsmannen, JO, har i beslut JO 1989/90 s. 380 uttalat att myndigheter inte är skyldiga att tillhandahålla uppgifter i vidare utsträckning än vad myndigheten själv har tillgång till. Detta innebär att socialtjänsten inte är skyldig att acceptera handlingar i filformat som deras system inte kan hantera.
Detta innebär att om en handling skickas i ett filformat som socialtjänstens verksamhetssystem inte kan läsa, kan det argumenteras för att handlingen inte är tekniskt tillgänglig och därmed inte anses inkommen förrän den kan bearbetas och läsas av myndigheten. Om socialtjänsten väljer att ställa krav på specifika filformat för inkommande handlingar, måste dessa krav vara tydligt kommunicerade till änheten och andra aktörer som skickar handlingar till myndigheten. Detta kan exempelvis göras genom att publicera information på socialtjänstens webbplats eller i andra relevanta kanaler. Av 7 § FL följer att myndigheten ska vara tillgänglig för kontakter, underlätta kontakterna och hjälpa den enskilde. Av denna anledning är det viktigt att socialtjänsten säkerställer att de tekniska kraven inte utgör ett oskäligt hinder för enskilda att lämna in handlingar. Om en handling inkommer i ett ”otillåtet” format, bör socialtjänsten vidta rimliga åtgärder för att omvandla handlingen till ett läsbart format, i enlighet med principen om service och myndigheters utredningsskyldighet enligt 6 § och 23 § FL.
Ursprungligen publicerad i JP Förvaltningsnet.
Ny praxis och lagändringar kan ha tillkommit sedan texten skrevs. De senaste uppdateringarna och hur dessa påverkat rättsområdet hittar du alltid i relevant informationstjänst.
Publicerad 25 nov 2025
Jurist, Linda Larsson juridik AB
JP Infonet vill upplysa om att svaret som ges är övergripande och inte en rekommendation till beslut i något enskilt fall.
