Användningen av färdiga mallar i handläggningen förutsätter noggrann korrekturläsning
Mallar och färdigskrivna texter används regelbundet för att spara tid för handläggande personal vid domstolar och förvaltningsmyndigheter. Även AI har gjort intåg och blir mer och mer ett naturligt verktyg i arbetet. Oavsett om dina formuleringar i ett beslut har tillkommit genom mallar, AI eller tidigare beslut gäller det att vara noggrann i korrekturläsningen. I denna analys framhåller Maria Bjurholm, rådgivare och jurist vid JP Infonet ett JO-beslut som kan tjäna som påminnelse.
Vi vill spara tid
Möjligheten att kopiera och klistra in text kan vara enormt tidsbesparande i hanteringen av massärenden. Det kan handla om att ett stycke lagtext med tillhörande praxis klipps in i vissa typer av beslut eller att en ofta förekommande beslutsmotivering används gång på gång i andra typer av mål. Det gäller dock att vara försiktig när man klipper och klistrar in text från standardmallar, färdiga texter eller tidigare avgjorda beslut.
I ett JO-beslut den 2015-07-17 med dnr 1919-2015 kritiserar Justitieombudsmannen, JO, en myndighet som av misstag klippt in en beslutsmotivering i fel beslut. Handläggaren arbetade med två beslut samtidigt handläggaren klistrade in beslutsmotiveringen i fel
I anmälarens omprövningsbeslut om felaktig utbetalning av aktivitetsersättning skrev handläggaren: ”I denna nya genomgång av ärendet finner Försäkringskassan att det är du som orsakat den felaktiga utbetalningen av sjukersättningen eftersom du inte anmält att din arbetsförmåga förbättrats genom att du haft en ledande roll i narkotikasmuggling.”
Det blev uppenbart att anklagelserna mot sökande inte stämde. Beslutet gällde heller inte alls sjukpenning. JO framhåller att denna hantering är ovarsam och givetvis inte acceptabel.
Inget förbud mot mallar
Enligt 32 § förvaltningslagen (2017:900), FL, ska ett beslut som kan antas påverka någons situation på ett inte obetydligt sätt innehålla en klargörande motivering, om det inte är uppenbart obehövligt. En sådan motivering ska innehålla uppgifter om vilka föreskrifter som har tillämpats och vilka omständigheter som har varit avgörande för myndighetens ställningstagande.
Det finns inget förbud att i beslutsmotiveringar använda sig av standardmotiveringar utan det som förvaltningslagen kräver är att beslut ska innehålla de skäl som är nödvändiga för att parten ska förstå varför utgången blev som den blev. Det krävs inte mer än några korta satser som gör det begripligt för parten varför beslutet gått honom eller henne emot, vilka rättsregler som är tillämpliga och hur myndigheten har resonerat på de punkter där meningarna kan gå isär.
I hanteringen av massärenden när beslutsmallar med standardmotiveringar regelbundet används måste dock handläggaren frångå eller komplettera den standardiserade meningen med ytterligare skäl om ärendet i något avseende avviker från det normala. Det är viktigt att komma ihåg att det handlar om ett individuellt beslut samt myndighetsutövning mot enskild och att kravet på en beslutsmotivering finns där av rättssäkerhetsskäl. Därför är det synnerligen viktigt att inklippta meningar och stycken från tidigare beslut eller AI-verktyg uppfyller lagens krav på beslutsmotivering och inte minst hamnar i rätt beslut.
Ursprungligen publicerad i JP Förvaltningsnet.
Ny praxis och lagändringar kan ha tillkommit sedan texten skrevs. De senaste uppdateringarna och hur dessa påverkat rättsområdet hittar du alltid i relevant informationstjänst.
Publicerad 2 feb 2026
Maria Bjurholm
Rådgivare, jurist
