Vilka krav kan ställas på en anställd att redovisa sin arbetstid korrekt?
Vilka krav kan ställas på en anställd att redovisa sin arbetstid korrekt? Påverkas den frågan av att arbetstagaren arbetar fackligt på heltid? När utgör det skäl för avskedande att en anställd registrerat sin arbetstid felaktigt? Det är frågor som Arbetsdomstolen nyligen har behandlat i en dom gällande en anställd hos Försäkringskassan som arbetade fackligt på heltid. Vår expert Dan Holke analyserar domen.
Omständigheter i sak
Målet gällde en arbetstagare som varit anställd sedan 2012 och som arbetat fackligt på heltid sedan 2016. Mellan Försäkringskassan och Saco-S, som var den fackliga organisation som arbetstagaren arbetade heltid för, finns ett kollektivavtal om flextidsarbete. Arbetsgivaren påstod att den anställde vid upprepade tillfällen hade rapporterat sin arbetstid och frånvaro felaktigt och att hon dessutom missbrukat Försäkringskassans flextidsystem genom att inte stämpla in och ut vid arbetsdagens början och slut. Arbetstagarens fackliga organisation, Akavia, som företrädde sin medlem i Arbetsdomstolen, menade att avskedandet var felaktigt och krävde skadestånd till sin medlem.
Domen är mycket omfattande och handlar till stor del om bevisvärdering. Den frågan kommer inte närmare att beröras här. När det gällde den felaktigt rapporterade arbetstiden påstod arbetsgivaren att detta skett vid ett mycket stort antal tillfällen. I den delen underkände domstolen arbetsgivarens bevisning i stor utsträckning. Men vid några tillfällen ansåg domstolen att det var styrkt att den anställde hade rapporterat sin tid felaktigt. I några fall var det också ostridigt mellan parterna att så skett vilket den anställde menade skett av misstag.
Sammanfattningsvis kom domstolen fram till att den anställde under perioden februari – augusti 2023 hade rapporterat tre dagar som arbetstid trots att hon då haft semester, inte rapporterat att hon var sjuk en dag, rapporterat ungefär dubbla arbetstiden två dagar, felaktigt fått ut 3000 kr för en flyttad semesterdag och att hon vissa dagar inte stämplat in och ut vid arbetsdagens början och slut. Domstolen fann även att hon i strid mot arbetsgivarens regelverk vid tre tillfällen tagit ut flexledighet mer än en halv dag utan att få det godkänt av arbetsgivaren.
Arbetstagarens förklaring till detta var att det skett av misstag eller att hon i vart fall arbetat in tiden. Hon menade också att hon visserligen varit skyldig att rapportera sådan frånvaro som påverkade hennes lön men att hon på grund av sitt fackliga arbete hade schablonrapporterat sin arbetstid och därför inte behövt stämpla in vid arbetsdagens början och slut. Hon påpekade också att hon i ganska stor utsträckning arbetat utanför kontorsarbetstid och att det var nödvändigt med hänsyn till hennes fackliga uppdrag. Hon menade att många medlemmar vände sig till henne även efter arbetsdagens slut och att hon därför i verkligheten arbetat mer än sin ordinarie arbetstid.
När det gällde i vilken utsträckning arbetsgivaren hade påpekat för den anställde att hon brast när det gällde tidsrapporteringen hade parterna olika uppfattning. Klart var att arbetsgivaren hade skickat två sms angående detta avseende förhållanden under år 2018, Det vill säga flera år före de nu aktuella händelserna. Arbetsgivaren påstod att det även förekommit muntliga tillsägelser senare, men det bestred arbetstagaren. Hon menade att arbetsgivaren genom att inte påtala att hon brast när det gällde att stämpla in och ut måste anses ha godtagit hennes mer schablonmässiga sätt att redovisa sin arbetstid.
Domstolens bedömning
Arbetsdomstolen inleder med att konstatera att det krävs att arbetstagaren grovt har åsidosatt sina åligganden mot arbetsgivaren för att en arbetstagare ska kunna avskedas. Det innebär att arbetstagaren ska ha gjort sig skyldig till ett avsiktligt eller grovt vårdslöst förfarande som inte ska behöva tålas i något rättsförhållande.
Domstolen menar också att det ställs extra höga krav på en anställd hos Försäkringskassan. Försäkringskassan har bland annat som uppdrag att betala ut bidrag med stora belopp och se till att det inte sker felaktiga utbetalningar. Därför måste det ställas höga krav på sådana anställda för att upprätthålla allmänhetens förtroende för verksamheten.
Att arbetstagaren arbetade heltid med facklig verksamhet innebar att hon inte stod under Försäkringskassans arbetsledning och kontroll. Detta innebär enligt domstolen att det är extra viktigt att hon redovisar och registrerar sin arbetstid korrekt så att hon får exakt den lön hon har rätt till.
Domstolen konstaterar att arbetstagaren registrerat arbetstid trots att hon haft semester eller varit sjuk vid flera tillfällen och att hon visste om att hon måste registrera och anmäla all frånvaro som påverkade hennes lön. Man påpekar också att hon registrerat dubbel arbetstid två dagar och felaktigt fått 3000 kr för en flyttad semesterdag. Domstolen menar vidare att Försäkringskassan helt saknat möjlighet att kontrollera arbetstagarens arbetstid de dagar hon redovisat sin arbetstid schablonmässigt.
Sammantaget innebär detta enligt domstolen att arbetstagaren under en ganska kort tid, cirka 6 månader, vid upprepade tillfällen redovisat sin arbetstid felaktigt. Det har inneburit att hon fått för mycket lön och försvårat för Försäkringskassan att kontrollera hennes arbetstider. Det anser domstolen underminerar arbetsgivarens förtroende för den anställde och riskerar även att påverka allmänhetens förtroende för verksamheten. Den förtroendeskada som arbetstagarens agerande vållat är så allvarlig att hon grovt åsidosatt sina åtaganden gentemot arbetsgivaren. Domstolen anser därför att avskedandet var lagligen grundat.
En minoritet i domstolen bestående av två ledamöter var delvis skiljaktiga. De menade att det inte var något missbruk av Försäkringskassans flextidsystem att arbetstagaren redovisat sin arbetstid schablonmässigt. De pekade på att det inte närmare framgick av flextidsavtalet hur och när arbetstiden ska redovisas. Arbetstagaren förnekade att hon varit skyldig att dagligen registrera när hon börjat och slutat sitt arbete och att hon redovisat sin arbetstid schablonmässigt för att på bästa sätt kunna utföra sitt fackliga arbete och möta medlemmarnas behov. De skiljaktiga påpekar att arbetstagaren arbetat fackligt på heltid sedan 2016, att de två e-postmeddelanden som åberopats i målet för att visa att arbetsgivaren påtalat bristerna i tidsredovisningen avsåg gamla förhållanden från 2018 och att det inte framkommit något som visade att arbetsgivaren muntligen hade påtalat bristerna i redovisningen förrän i samband med avskedandet 2023. Eftersom arbetstagaren tillämpat schabloniserad tidsredovisning under lång tid utan att arbetsgivaren reagerat ansåg minoriteten inte att arbetstagaren missbrukat flextidsavtalet. Men i övrigt var de ense med majoriteten, det vill säga att det avskedandet var lagligen grundat.
Analys och slutsatser
Arbetsdomstolen ser mycket allvarligt på att en arbetstagare rapporterar sin arbetstid felaktigt. Det framgår av flera domar, särskilt om det sker avsiktligt, se exempelvis AD 2011 nr 17. I nu aktuellt fall menade arbetstagaren att de felaktiga registreringarna skett av misstag. Domstolen redovisar det påståendet men kommenterar det inte närmare. Att det skett så många felaktigheter under en relativt kort period visar dock enligt domstolen, som jag tolkar domen, att arbetstagaren i vart fall varit grovt vårdslös med sin tidsrapportering. Enstaka misstag som sker oavsiktligt utgör naturligtvis inte grund för avskedande eller uppsägning.
Att rapportera sin arbetstid korrekt synes också vara ett så grundläggande åtagande för en arbetstagare att det inte ställs särskilt höga krav på att arbetsgivaren ska ha påtalat missförhållandet och gett den anställde möjlighet att ändra sitt beteende, i vart fall om det sker avsiktligt eller vid upprepade tillfällen under en kortare period. När ett förfarande anses vara så allvarligt att det är grund för avskedande krävs det normalt inte att arbetsgivaren först påtalar förhållandet och ger den anställde möjlighet att ändra sitt beteende. Det är en avgörande skillnad mot fall där det kan föreligga sakliga skäl för uppsägning på grund av personliga skäl.
Av domen framgår vidare att det ställs extra höga krav på vissa offentligt anställda. Särskilt personer som arbetar hos arbetsgivare där allmänhetens förtroende för verksamheten är viktig, som i detta fall en anställd hos Försäkringskassan men samma sak gäller för exempelvis poliser och domare, se AD 1999 nr 31, 2007 nr 63, 2020 nr 44 och 2025 nr 23. Av domstolens praxis framgår att man tar stor hänsyn till att förtroendet från arbetsgivarens sida skadats. När det gäller allmänhetens förtroende räcker det med att förtroendet riskerar att skadas. Någon bevisning om att så verkligen är fallet synes inte krävas.
Vilken betydelse har det då att arbetstagaren i detta fall arbetade heltid som facklig förtroendeman? Arbetstagaren menade att ett sådant uppdrag innebär att man måste ha stor flexibilitet när det gäller arbetstider och redovisningen av den för att uppdraget ska kunna utföras på ett för medlemmarna bra sätt. Arbetsdomstolen delar inte den uppfattningen. Tvärtom menar man att den omständigheten att arbetstagaren inte stått under sin arbetsgivares arbetsledning och kontroll gör det extra viktigt att arbetstiden rapporteras korrekt. Domstolen menar att arbetsgivaren annars har små möjligheter att kontrollera arbetstagarens arbetstider. Det ställs med andra ord samma krav på den som arbetar fackligt som på övriga arbetstagare på arbetsplatsen.
Slutsatsen är att det är mycket viktigt att den som arbetar fackligt på arbetstid rapporterar sin arbetstid korrekt och enligt de rutiner som gäller för övriga anställda på arbetsplatsen. Det räcker inte att förankra semesterledigheter och sjukfrånvaro hos personer inom den fackliga organisationen utan all frånvaro och arbetstid måste dessutom redovisas korrekt till arbetsgivaren. Det närmare innehållet i det fackliga arbetet behöver dock inte redovisas till arbetsgivaren. Det är upp till den fackliga organisationen att bestämma.
Analys av Arbetsdomstolen 2026-01-21, mål nr 2/26.
Ursprungligen publicerad i JP Arbetsrättsnet.
Ny praxis och lagändringar kan ha tillkommit sedan texten skrevs. De senaste uppdateringarna och hur dessa påverkat rättsområdet hittar du alltid i relevant informationstjänst.
Publicerad 7 apr 2026
Dan Holke
F.d. chefsjurist, LO-TCO Rättsskydd
