E-post som angår tjänsten ska registreras, även om privat e-postadress används

Regler om registrering av allmänna handlingar
I 2 kap. 6 § tryckfrihetsförordningen anges att en handling anses inkommen till myndighet, när den har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare till handa. I 2 kap. 7 § sägs vidare att en handling anses upprättad hos myndighet, när den har expedierats.

I båda fallen blir handlingen att betrakta som allmän (2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen).

När allmän handling har kommit in till eller upprättats hos myndighet skall handlingen registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. I fråga om allmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller, får dock registrering underlåtas om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om handling har kommit in eller upprättats (15 kap. 1 § sekretesslagen).

Regler om handläggning av ärenden
I förvaltningslagen finns generella regler för myndigheternas handläggning av ärenden.

I 16 § sägs det som en huvudregel att en sökande, klagande eller annan part har rätt att ta del av det som har tillförts ärendet, om detta avser myndighetsutövning mot någon enskild.

I 17 § anges att ett ärende som angår myndighetsutövning mot någon enskild inte får avgöras utan att den som är part har underrättats om en uppgift som har tillförts ärendet genom någon annan än honom själv och han har fått tillfälle att yttra sig över uppgiften.

Myndigheten får dock i vissa bestämda situationer avgöra ärendet utan denna s.k. kommunicering.

Exempel på sådana situationer är när avgörandet inte går parten emot, eller när uppgiften saknar betydelse, eller om åtgärderna av någon annan anledning är uppenbart obehövliga.

Händelserna
Justitiekanslern, JK, fick år 2003 en anmälan som gick ut på att en flyginspektör vid Luftfartsinspektionen hade handlat i strid med de nu återgivna bestämmelserna.

Inspektören hade korresponderat med en person som lämnade vissa kritiska uppgifter om ett visst flygbolag. Enligt anmälan hade inspektören inte diariefört e-post som han hade skickat från sin privata e-postadress till uppgiftslämnaren. Vidare hade inspektören lovat anonymitet till uppgiftslämnaren. Vissa av de uppgifter som inspektören fått hade enligt anmälaren inte hanterats i enlighet med bestämmelserna i 16 § och 17 § förvaltningslagen.

JK:s utredning
JK utredde anmälan och Luftfartsstyrelsen yttrade sig till JK. Av Luftfartsstyrelsens yttrande framgick att e-postbreven visserligen angick inspektörens tjänst, men saknade betydelse för ärendehandläggningen.

JK:s uttalande
JK uttalade att de aktuella e-postmeddelandena var sådana handlingar som borde ha registrerats utan dröjsmål vid Luftfartsinspektionen. Det förhållandet att luftfartsinspektören använde sin privata e-postadress vid sin korrespondens med den aktuella uppgiftslämnaren föranledde inte någon annan bedömning.

JK uttalade vidare att e-postmeddelandena omgående skulle ha registrerats.

Löftet om anonymitet för den eller de personer som kunde lämna uppgifter i det aktuella ärendet till Luftfartsinspektionen saknade stöd i gällande sekretessbestämmelser. Det var således fel att utlova uppgiftslämnaren anonymitet.

Utredningen hos JK gav inte stöd för att Luftfartsinspektionen skulle ha vägrat flygbolaget att få ta del av innehållet i e-postmeddelandena. Något åsidosättande av 16 § förvaltningslagen kunde således inte anses ha förekommit.

Luftfartsstyrelsen hade uppgett att de uppgifter som lämnades till flyginspektören saknade betydelse för inspektionens fortsatta arbete med ärendet rörande flygbolaget och för de beslut som inspektionen fattade rörande bolaget. Vad som hade kommit fram i ärendet hade inte gett JK anledning att ifrågasätta denna uppgift. Inspektionen hade därför inte brutit mot den kommunikationsplikt som föreskrivs i 17 § förvaltningslagen.

JK tillade dock att det ofta är lämpligt att låta en part få del av de uppgifter som kommer in i ett ärende även om någon kommuniceringsskyldighet inte finns.

JK noterade att myndigheten hade vidtagit åtgärder för att förbättra bl.a. registreringen och hanteringen av allmänna handlingar. Vidare hade myndigheten fortsatt med en påbörjad utbildning i offentlighet och sekretess.

Kommentar
Det här JK-ärendet gällde ett flygsäkerhetsärende hos luftfartsmyndigheterna. JK:s uttalanden visar emellertid på principer som gäller för förvaltningen i stort, antingen det rör sig om statlig eller kommunal förvaltning.

Det kan naturligtvis hända att personer vill korrespondera med en myndighet under viss diskretion. Det går emellertid inte att komma runt offentlighetsregleringen genom att skicka handlingar till en tjänstemans privatadress. Sänds handlingen hem till en tjänsteman som har att göra med det slags ärende som handlingen angår (en ”behörig befattningshavare”), så anses handlingen inkommen till myndigheten så snart den har kommit tjänstemannen till handa.

JK:s uttalande visar tydligt att även det omvända gäller. När tjänstemannen sänder iväg ett skriftligt meddelande som angår tjänsten så anses meddelandet utgöra en handling som är upprättad när meddelandet sänds iväg. Det är då fråga om en allmän handling som skall diarieföras direkt i enlighet med det diariesystem som myndigheten normalt använder. Tjänstemannen måste alltså spara en kopia av handlingen, ta med den till arbetsplatsen och se till att den blir diarieförd där. Detta måste göras senast nästa arbetsdag.

Registreringsplikten gäller självfallet också på samma sätt för det eller de meddelanden som tjänstemannen har tagit emot. Även dessa skall tas med till arbetsplatsen och diarieföras.

Man kan kanske undra över en sak i sammanhanget. Enligt Luftfartsstyrelsens och JK:s bedömning var det så att de uppgifter som lämnades till flyginspektören saknade betydelse för myndighetens fortsatta arbete med ärendet rörande flygbolaget och för de beslut som fattades. Varför skulle handlingen med uppgifterna då registreras? I 15 kap. 1 § sekretesslagen sägs ju att när allmän handling har kommit in till eller upprättats hos myndighet skall handlingen registreras utan dröjsmål, men bara om det inte är uppenbart att handlingen är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Uppgifterna i dessa handlingar var ju inte ens av ringa betydelse, de saknade ju faktiskt helt betydelse för ärendet.

Undantaget för handlingar som uppenbart är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet gäller emellertid helt andra slags handlingar. Exempel på sådana handlingar är reklambroschyrer, pressklipp, statistiska meddelanden och kopior av andra myndigheters yttranden. Andra exempel är anonyma skrifter liksom skrifter med meningslöst eller obegripligt innehåll. Särskilt om innehållet är sådant att den mottagande myndigheten inte kan vidta någon åtgärd med anledning av skrivelsen får den anses vara av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Den behöver då inte registreras.

Men de här uppgifterna angick ju ett verkligt och pågående ärende hos myndigheten. Handlingarna var då registreringspliktiga även om de i slutänden inte fick någon verklig betydelse för ärendet.

JK sade också att löftet om anonymitet var fel därför att det saknade stöd i gällande sekretessbestämmelser. Det kan läggas till att en myndighet aldrig kan lova en uppgiftslämnare anonymitet även om det skulle finnas sekretessbestämmelser som kan ge underlag för anonymitet. Anledningen till detta är att den som vill få ut uppgiften, men får avslag på grund av sekretessen, kan överklaga avslaget till domstol. Det blir då till sist domstolen som avgör om förhållandena i det enskilda fallet är sådana att det verkligen finns sekretesskäl. Det ligger alltså ytterst inte i myndighetens egen hand att avgöra om uppgiftslämnaren kan skyddas av anonymitet.

Lars Clevesköld
Hovrättsråd i Hovrätten över Skåne och Blekinge